Phần mềm trình ký và duyệt online nhanh chóng

Phần mềm trình ký và duyệt online thực sự cần thiết cho doanh nghiệp ngay lúc này, khi đa phần doanh nghiệp đều chuyển qua làm việc online do dịch bệnh. Để giải quyết vấn đề này, Microsoft Teams là lựa chọn phù hợp nhất, doanh nghiệp vừa trao đổi trực tuyến vừa có thể trình ký và duyệt. Microsoft Teams là một trong những ứng dụng trao đổi trực tuyến phổ biến nhất hiện nay, và được phát triển bởi gã khổng lồ công nghệ Microsoft, nên việc đồng bộ các ứng dụng Office cũng dễ dàng hơn trong quá trình làm việc. Sau đây, GOBRANDING sẽ hướng dẫn cài đặt và sử dụng Microsoft Teams để trình ký và duyệt cho bạn nhé!

1. Cài đặt plugin “Approvals” để trình ký và duyệt

Bước 1: Sau khi bạn thiết lập tài khoản Microsoft Teams và tiến hành đăng nhập. Tại giao diện hiển thị của ứng dụng bạn click vào dấu (more added apps).

Bước 2: Nhập từ “Approvals” để tìm kiếm.

Bước 3: Nhất vào plugin Approvals và nhấn Add để cài vào ứng dụng.

Tìm kiếm plugin Approvals để trình ký và duyệt.
Cài đặt plugin Approvals vào Microsoft Teams.

Sau khi đã cài đặt plugin Approvals vào ứng dụng Microsoft Team. Tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu cách sử dụng tính năng trình ký và duyệt đề xuất của plugin này nhé.

2. Tạo yêu cầu trình ký

Bước 1: Tại giao diện của plugin Approvals bạn chọn “New approval request.

Tạo yêu cầu trình ký mới trên tính năng Approvals.

Bước 2: Tiếp theo bạn điền thông tin đề xuất (hình bên dưới) bao gồm: loại yêu cầu, tên yêu cầu, người phê duyệt, mô tả yêu cầu, đính kèm file (nếu có). Sau khi kiểm tra chính xác thông tin mà bạn yêu cầu thì nhấn “Send”, yêu cầu sẽ gửi đến người duyệt đã chọn trước đó.

Nhập các thông tin về yêu cầu để trình ký.

Để xem lại các yêu cầu phê duyệt bạn vừa gửi đi, bạn chọn lại biểu tượng “Approvals”, sau đó nhấn “Sent”.

Tại đây bạn có thể xem được các trạng thái yêu cầu của mình như: Requested (đề xuất đang chờ duyệt), Rejected (đề xuất chưa được duyệt), Approved (đề xuất đã được duyệt).

Ngoài ra, bạn có thể xem đề xuất được tạo vào thời gian nào, tạo bởi ai và người duyệt là ai.

Giao diện xem các yêu cầu đã được gửi đi.

3. Xem và duyệt các đề xuất

Ngoài tính năng trình ký, plugin Approvals còn có tính năng phê duyệt. Đặc biệt là đối với những người quản lý thì tính năng này thường xuyên được sử dụng.

Bước 1: Để xem các yêu cầu của người khác và thực hiện phê duyệt, bạn click vào biểu tượng “Approvals” -> chọn “Received” -> nhấp vào tiêu đề của yêu cầu để duyệt (Request title).

Danh sách các yêu cầu phê duyệt được gửi tới.

Bước 2: Sau khi nhấp vào tiêu đề thông tin chi tiết của yêu cầu sẽ xuất hiện, tại đây bạn có thể xem file đính kèm (nếu có), comment và thực hiện từ chối (Reject) hoặc chấp nhận (Approve) đề xuất. 

Chi tiết yêu cầu phê duyệt được gửi tới.

Vừa rồi GOBRANDING đã hướng dẫn bạn cách cài đặt và sử dụng phần mềm trình ký và duyệt online Microsoft Teams. Hy vọng sẽ giúp cho bạn có được hiệu quả cao trong công việc và bứt phá trong giai đoạn dịch bệnh này!

profilehotline profile