Quản lý dự án là gì? 5 nhóm quy trình quản lý dự án đầy đủ

Quản lý dự án (Project Management) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Để dự án được triển khai thành công, Project Manager cần xác định được phương pháp phù hợp, 5 nhóm quy trình và 10 lĩnh vực quản lý dự án. Trong nội dung sau, GOBRANDING sẽ cùng bạn tìm hiểu Quản lý dự án là gì, các phương pháp phổ biến, quy trình quản lý dự án đầy đủ!

I. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu phát triển đã đề ra với chất lượng tốt nhất.

Quản lý dự án được thực hiện theo nội dung quản lý và bằng quy trình quản lý:

• Các nội dung quản lý dựa trên lĩnh vực kiến thức quản lý Project (sự kết hợp giữa kiến thức quản trị và kiến thức chuyên ngành).
• Quy trình quản lý dự án là sự kết hợp giữa 5 nhóm quy trình và 10 lĩnh vực quản lý dự án.

II. Tầm quan trọng của Project Management

Project Management đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án trong doanh nghiệp. Với mục tiêu và kế hoạch đã được thiết lập từ ban đầu giúp mang lại nhiều lợi ích cho dự án triển khai:

• Kiểm soát và quản lý tốt nguồn nhân lực, tài nguyên, thiết bị trong công ty.
• Tăng sự phối hợp chặt chẽ trong nội bộ công ty nói chung, dự án nói riêng.
• Cải tiến mối quan hệ với các đối tác, khách hàng.
• Nâng cao năng suất lao động, tinh thần làm việc của đội ngũ nhân sự.
• Phát triển kết quả và chất lượng dự án tốt nhất.
• Dự án hoàn thành đúng tiến độ.
• Quản lý và quản ứng hiệu quả rủi ro của dự án.
• Tối ưu chi phí và thời gian triển khai dự án.
• Tăng trưởng lợi nhuận cho công ty.

III. Các phương pháp quản lý dự án bạn cần biết

Trước khi đi đến với quy trình quản lý dự án cho doanh nghiệp, bạn cần biết đến các phương pháp quản lý dự án nhằm chọn cho mình phương pháp phù hợp, đảm bảo hiệu quả và sự thành công của dự án. Phương pháp cần được chọn lựa dựa trên tính chất, độ phức tạp, môi trường và mục tiêu cụ thể của Project.  Sau đây là một số phương pháp quản lý dự án phổ biến bạn cần biết:

• Waterfall: là phương pháp quản lý dự án dựa trên quy trình từng bước tuần tự và nối tiếp nhau, không cho phép làm đồng thời nhiều công việc khác nhau. Phương pháp này thích hợp cho các dự án có phạm vi cố định và mục tiêu, yêu cầu chi tiết từ ban đầu.
• Agile Project Management: là một cách tiếp cận linh hoạt cho phép dự án thích nghi với sự thay đổi, phương pháp này chia Project thành các chu kỳ ngắn gọi là Sprint và yêu cầu sự tương tác liên tục giữa các bên liên quan.
• Phương pháp quản lý Scrum: là một khung quản lý dự án chia các đầu việc theo các chu kỳ ngắn, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc đang thực hiện. Nhờ đó, Nhà quản lý có thể đánh giá được tiến độ, hiệu quả công việc nhằm linh hoạt thay đổi hướng phát triển dự án, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi.
• LEAN Project Management: là phương pháp tối ưu hóa quy trình quản lý để tránh lãng phí thời gian thực hiện, đồng thời gia tăng hiệu suất dự án tốt nhất. Phương pháp LEAN giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, tăng khả năng sử dụng các nguồn lực sẵn có thông qua quá trình cải tiến liên tục.
• Phương pháp quản lý dự án KanBan: tập trung theo dõi, quản lý tiến độ công việc một cách linh hoạt. Hệ thống Kanban thường sử dụng các thẻ (Cards) để đánh dấu công việc cần thực hiện, đang thực hiện và đã hoàn thành nhằm trực quan hóa quy trình và tiến độ công việc trong dự án.

IV. 5 nhóm quy trình và 10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án theo chuẩn PMI

Quản lý dự án theo quy trình và tiêu chuẩn quyết định được sự thành công của dự án, không chỉ đảm bảo kết quả cuối cùng dự án mà còn giúp quá trình vận hành được diễn ra suôn sẻ. 5 nhóm quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI bao gồm:

• Khởi tạo (Initiating).
• Lập kế hoạch (Planning)
• Thực thi (Executing)
• Giám sát và điều khiển (Monitoring & Controlling)
• Kết thúc (Closing)

Sau đây, GOBRANDING sẽ cùng bạn tìm hiểu Project Management Process với hình ảnh tổng hợp các nhóm quy trình và 10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án cho doanh nghiệp.

1. Khởi tạo (Initiating)

Quản lý dự án bắt đầu bằng bước khởi tạo, đây là giai đoạn quan trọng nhằm tổng hợp thông tin đầu vào và thực hiện các thủ tục tiêu chuẩn của một dự án. Tại đây, Quản lý dự án sẽ xác định rõ mục tiêu và khả năng phát triển của dự án để tạo ra một kế hoạch vận hành phù hợp và hiệu quả. Quá trình này giúp đảm bảo sự linh hoạt và phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan trong suốt quá trình thực thi dự án.

2. Lập kế hoạch (Planning)

Sau khi đã khởi tạo dự án và thu thập đầy đủ thông tin đầu vào, Người quản lý bắt đầu lên kế hoạch chi tiết cho các hạng mục như sau:

• Lên kế hoạch quản lý dự án: Xác định mục tiêu dự án, phương án triển khai và kế hoạch khung của dự án.
• Kế hoạch quản lý phạm vi, tiếp nhận yêu cầu, xác định phạm vi thực hiện, tạo WBS (Work Breakdown Structure – phương pháp phân rã công việc) để tổ chức, quản lý công việc chi tiết.
• Lịch trình thực thi dự án được lên kế hoạch, xác định công việc và sắp xếp trình tự triển khai, ước lượng thời gian thực hiện và phát triển lịch trình triển khai hoạt động của dự án.
• Ngân sách dự án được lên kế hoạch quản lý, ước tính và xác định ngân sách cần chi cho dự án.
• Kế hoạch quản lý chất lượng dự án.
• Nguồn lực thực hiện dự án được lập kế hoạch và dự kiến nguồn lực cho các hoạt đồng.
• Kế hoạch quản lý truyền thông dự án.
• Rủi ro dự án được lên kế hoạch, nhận định rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, phân tích định lượng và định tính, hoạch định phương án ứng phó rủi ro.
• Kế hoạch quản lý mua sắm.
• Kế hoạch quản lý sự tham gia của các bên liên quan.

3. Thực hiện (Executing)

Bước tiếp theo trong quản lý dự án chính là triển khai dự án theo từng hạng mục như sau:

• Thực thi các hạng mục quan trọng tích hợp của dự án, Project Manager có thể trực tiếp triển khai và quản lý quá trình thực hiện. Các thông tin dự án và kiến thức được chuẩn hóa và quản lý hiệu quả.
• Chịu trách nhiệm quản lý chất lượng dự án trong suốt quá trình triển khai.
• Xây dựng nhóm phát triển dự án bằng cách tiếp nhận nguồn lực, phát triển và quản lý đội ngũ dự án.
• Quản lý truyền thông dự án.
• Ứng phó hiệu quả các rủi ro phát sinh.
• Tiến hành thu mua sản phẩm/dịch vụ/công nghệ phục vụ cho mục tiêu dự án triển khai.
• Quản lý các bên liên quan Project trong suốt quá trình vận hành.

4. Giám sát và kiểm soát (Monitoring & Controlling)

Trong suốt thời gian triển khai dự án, Project Manager luôn theo dõi, giám sát để dự án phát triển đúng tiến độ và đáp ứng đúng chất lượng và chỉ tiêu đề ra. Cụ thể như sau:

• Theo dõi, kiểm soát công việc dự án và kiểm soát sự thay đổi của các hạng mục tích hợp.
• Xác thực và điều chỉnh phạm vi phù hợp.
• Điều chỉnh lịch trình hợp lý.
• Tinh chỉnh chi phí hiệu quả.
• Kiểm soát chất lượng dự án.
• Điều chỉnh nguồn lực phù hợp.
• Giám sát truyền thông.
• Theo dõi rủi ro dự án.
• Giám sát công việc mua sắm hợp lý.
• Theo dõi sự tham gia của các bên liên quan.

5. Kết thúc (Closing)

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý dự án là Kết thúc dự án hoặc giai đoạn – Closing Project or Phrase. Project Manager thực hiện kiểm toán và đánh giá kết quả cuối cùng của dự án, đảm bảo chất lượng và mục tiêu ban đầu đã được hoàn thành. Bảng báo cáo được trình bày chi tiết các hạng mục thực thi và các chỉ số đo lường quan trọng. Từ đó, Project Manager đưa ra các đề xuất cải tiến trong thời gian sắp tới.

Các hợp đồng mua sắm sản phẩm, nguyên liệu và công nghệ được đánh giá và kế hoạch thu mua được đóng lại. Cuối cùng, toàn bộ thông tin và tài liệu dự án được chuyển giao đầy đủ đến các bên liên quan, đảm bảo quá trình này diễn ra một cách hoàn chỉnh và đúng đắn.

>> Bạn có thể tham khảo các bước lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.

V. Các công cụ, kỹ thuật quản lý dự án

Trong quá trình quản lý dự án, Người quản lý dự án cần sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án để thiết lập dự án và đo lường kết quả. Các công cụ và kỹ thuật bao gồm:

• Project Charter (Điều lệ dự án), Scope Statement (Bảng mô tả phạm vi dự án), WBS (Cấu trúc phân rã công việc).
• Sơ đồ GANTT, Network Diagram (cấu trúc mạng lưới công việc), sơ đồ PERT, phương pháp CPM (Critical Path Method).
• EVM (Earned Value Management) – phương pháp quản lý giá trị thu được.
• Cause and Effect Diagram (Sơ đồ nhân quả), nguyên tắc Pareto, Flowchart.

VI. Kết luận

Project Management hay quản lý dự án là một công việc vô cùng quan trọng, đảm bảo dự án đạt được hiệu quả cao trong thời gian sớm nhất. Project Manager cần chọn một trong những phương pháp quản lý phù hợp nhất so với mục tiêu dự án để tăng khả năng quản lý hiệu quả. 5 nhóm quy trình quản lý dự án đầy đủ bao gồm: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực thi, Giám sát và kiểm soát, Đóng dự án kết hợp 10 lĩnh vực quản lý. GOBRANDING hy vọng qua thông tin trên đã giúp bạn tích hợp quy trình đầy đủ trong kế hoạch quản lý dự án của mình. Chúc bạn có thể áp dụng hiệu quả vào dự án và đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất!