Thông cáo báo chí là gì? Cách viết Press Release ấn tượng

Thông cáo báo chí là một bản tóm tắt về một sự kiện hay hoạt động nào đó mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến giới truyền thông. Vậy nội dung và cấu trúc của thông cáo báo chí là gì? Cách viết thông cáo báo chí như thế nào mới hay và ấn tượng? Đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn nhé!

I. Thông cáo báo chí (Press Release) là gì?

Thông cáo báo chí là gì? Thông cáo báo chí (Press Releases) còn được viết tắt là TCBC. Thông cáo báo chí là một thông báo chính thức mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến giới truyền thông về hoạt động hoặc sự kiện sắp được họ tổ chức.

Những người trong giới truyền thông có thể kể đến như: nhà báo, phóng viên,… là người thường nhận lời mời tham dự, cũng như đưa tin về sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.

II. Tầm quan trọng của Thông cáo báo chí

Hiểu được thông cáo báo chí (Press Release) là gì, chắc hẳn bạn có chắc đã nhận thức được tầm quan trọng của nó? Thông cáo báo chí được xem là một công cụ PR đắc lực cho bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng. 

Khi doanh nghiệp muốn quảng bá cho thương hiệu quả mình thì việc sử dụng phương tiện đại chúng như: báo chí, truyền hình,… là điều vô cùng cần thiết. Hãy tưởng tượng, với những sự kiện quan trọng như ra mắt sản phẩm mới, cuộc thi hoặc tổ chức gameshow nếu không có sự hiện diện của nhà báo, giới truyền thông thì kết quả sẽ bị ảnh hưởng ra sao?

Không thể phủ nhận rằng, thông cáo báo chí là công cụ thu hút sự chú ý giới truyền thông và báo chí, phóng viên đưa tin đến với công chúng một cách nhanh nhất. 

III. Khi nào cần gửi Thông cáo?

Là một công cụ PR vô cùng hiệu quả cho doanh nghiệp cũng như là một tài liệu rất quan trọng, do đó doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm gửi thông cáo báo chí. Đây là một tài liệu có sức ảnh hưởng lớn đến truyền thông nên không thể tùy tiện gửi đi như vậy. Thông cáo báo chí chỉ nên gửi đi trong những trường hợp sau đây.

• Khi tổ chức sự kiện ra mắt các sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
• Tổ chức sự kiện công bố những thành tựu nghiên cứu mới.
• Tổ chức các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng lớn.
• Khi công bố các giải thưởng danh giá mà cá nhân hoặc doanh nghiệp đã đạt được.
• Tổ chức cuộc thi, Gameshow,…
• Thông báo bổ nhiệm chức vụ quan trọng của doanh nghiệp.

Như vậy, bạn đã nắm rõ được khi nào gửi thông cáo báo chí là gì rồi phải không? 

IV. 6 hình thức phát ngôn của Press Release

Theo Điều 5 Quy chế ban hành kèm Quyết định 562/QĐ-BVHTTDL năm 2023, các hình thức phát ngôn và cung cấp thông tin cho các báo chí gồm:

(1) Tổ chức họp báo.

(2) Đăng tải nội dung phát ngôn và cung cấp thông tin trên Cổng thông tin điện tử, trang tin điện tử, trang mạng xã hội chính thức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc của các đơn vị liên quan thuộc Bộ.

(3) Phát ngôn trực tiếp hoặc trả lời phỏng vấn của nhà báo, phóng viên.

(4) Gửi thông cáo báo chí, nội dung trả lời cho cơ quan báo chí, nhà báo, phóng viên bằng văn bản hoặc qua thư điện tử.

(5) Cung cấp thông tin qua trao đổi trực tiếp hoặc tại các cuộc giao ban báo chí, các buổi họp báo thường kỳ hoặc đột xuất ở Trung ương hoặc địa phương tổ chức khi được yêu cầu.

(6) Ban hành văn bản đề nghị cơ quan báo chí đăng, phát phản hồi, cải chính, xin lỗi nội dung thông tin trên báo chí.

Với những trường hợp cơ quan báo chí đăng hay phát thông tin không chính xác như nội dung thông tin mà người phát ngôn, người được ủy quyền phát ngôn thì họ có quyền nêu ra ý kiến phản hồi bằng các văn bản hoặc thư điện tử gửi đến cơ quan báo chí, cơ quan chủ quản báo chí, cơ quan quản lý nhà nước về báo chí, thậm chí có thể khởi kiện tại Tòa án về tình trạng này.

V. 2 yếu tố quan trọng của thông cáo

Mỗi một hình thức thông báo đề sẽ có cấu trúc và nội dung nhất định và với thông cáo báo chí cũng không ngoại lệ. Vậy cấu trúc và nội dung của thông cáo báo chí là gì?

1. Cấu trúc

Cấu trúc của một bài thông cáo báo chí sẽ bao gồm:

• Phần tiêu đề: Thể hiện tên của thông cáo báo chí.
• Thời gian: Ngày, tháng năm của văn bản.
• Thông tin liên hệ: Tên, địa chỉ, số điện thoại của doanh nghiệp liên lạc với báo chí.
• Địa điểm: Nơi tổ chức sự kiện.
• Nội dung tóm tắt của thông cáo báo chí.
• Nội dung chi tiết: Gồm 03 phần mở bài, thân bài và kết bài liên quan đến nội dung thông cáo báo chí và lý do diễn ra sự kiện.
• Bản mẫu.

2. Nội dung

Một thông cáo báo chí cần đáp ứng đầy đủ những nội dung theo 6 câu hỏi tương ứng với công thức 5W 1H:

• Who – Ai: Đây là phần xác định rõ chủ thể của một thông cáo báo chí, có thể là 1 người, một nhóm người, một doanh nghiệp, 1 hoạt động sự kiện hoặc tổ chức nào đó,..
• What – Cái gì: Phần này cần nêu rõ về những thông tin, hoạt động diễn ra mà doanh nghiệp muốn công chúng biết và thu hút sự chú ý từ công chúng.
• Where – Ở đâu: Trong thông báo cần nêu rõ địa chỉ mà sự kiện tổ chức. Bạn nên đính kèm chỉ dẫn bản đồ để tạo thuận lợi cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp.
• Why – Vì Sao: Tại sao sự kiện này lại quan trọng và lý do gì câng báo chí đưa thông tin này đến với công chúng.
• When – Khi nào: Sự kiện diễn ra khi nào, lưu ý ghi đầy đủ, chi tiết.
• How – Như thế nào: Tóm tắt nội dung sự kiện, lịch trình cụ thể để nhà báo nắm bắt tình hình.

VI. Cách viết Thông cáo báo chí ấn tượng

Để tạo ra một bản thông cáo báo chí chuẩn và ấn tượng thì cần có nội dung quan trọng và thuyết phục, được chấp nhận làm nguồn thông tin cơ sở cho bài báo. Để đạt được điều này, chuyên gia truyền thông cần hiểu rõ về các phương tiện truyền thông và phân biệt các đặc điểm cụ thể của chúng. Đồng thời, người viết cần nhìn nhận nội dung từ góc nhìn của một biên tập viên để có thể tạo ra một bản thông cáo báo chí hoàn hảo và chỉn chu nhất.

Dưới đây là bí quyết để viết một thông cáo báo chí chất lượng và chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo.

1. Đặt thông tin quan trọng nhất của sự kiện ở đầu

Để thu hút sự quan tâm của công chúng đối với sự kiện của bạn thì ngay phần đầu của bản thông cáo báo chí cần đưa những thông tin quan trọng và cuốn hút nhất về sự kiện đó. Nội dung phải trực tiếp đề cập đến vấn đề, bao gồm thông tin liên hệ và hạn chế sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành.

Phần mở đầu của thông cáo báo chí thường bao gồm các thông tin liên hệ (có thể được in nghiêng hoặc nhỏ hơn so với phần nội dung chính), tiếp theo là tiêu đề (in hoa, nghiêng, đậm), sau đó là ngày… tháng… năm và cuối cùng là phần nội dung chính. Bằng cách mở đầu ấn tượng, thể hiện một thông điệp rõ ràng, bạn sẽ thu hút được sự quan tâm của mọi người để tiếp tục đọc bản thông cáo báo chí của bạn.

2. Cung cấp thông tin đa dạng hình thức

Nếu đã quá nhàm chán với một bản thông cáo báo chí chỉ toàn là chữ thì bạn có thể đưa thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau như: hình ảnh, Video, Graphic sẽ giúp nội dung trở nên dễ hiểu hơn và tăng tương tác hơn. 

Sử dụng các hình thức đa phương tiện này không chỉ thu hút sự quan tâm của các nhà báo và công chúng đối với sự kiện, mà còn tăng khả năng tìm kiếm thông tin về sự kiện trong thời gian dài hơn. Bằng cách này, bạn có thể tạo sự lan tỏa thông tin mạnh mẽ và thu hút sự quan tâm từ phía mọi người đối với sự kiện của bạn.

3. Thông tin ý nghĩa và có chọn lọc

Khi viết một bản thông cáo báo chí, việc đưa tất cả thông tin từ nhỏ đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát có thể làm cho bài viết trở nên lộn xộn và khó để người đọc có thể chắt lọc thông tin. Để tránh điều này, bạn cần chọn lọc và tập trung vào những điểm chính, yếu tố quan trọng và hấp dẫn nhất. 

Thay vì viết theo sở thích cá nhân, hãy đặt mình vào vị trí của người đọc để hiểu những gì họ cần và mong muốn. Bằng cách này, bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng tiếp cận và thu hút sự quan tâm của mọi người.

4. Chọn được điểm độc nhất

Mỗi ngày, công chúng được tiếp cận hàng chục, hàng trăm sự kiện khác nhau, điều này đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều thông cáo báo chí được gửi đi. Vậy làm thế nào để đảm bảo rằng công chúng vẫn chú ý đến sự kiện của bạn trong một tập thông báo hỗn độn đó? 

Hãy lựa chọn một khía cạnh độc đáo và nổi bật, một đặc điểm riêng sự kiện của bạn và đưa vào thông cáo báo chí của bạn. Điều này sẽ tạo ra một hiệu ứng “chấn động” trong giới truyền thông, kích thích sự tò mò và tạo ra sự hứng thú để mọi người muốn tìm hiểu và theo dõi câu chuyện đó của bạn.

5. Chọn đúng thời điểm gửi thông cáo

Thời điểm có tác động rất lớn đến hiệu quả truyền thông của một bản thông cáo báo chí. Gửi quá sớm hay quá muộn cũng đều làm ảnh hưởng đến kết quả. Vì vậy, khi bạn đã có một bản thông cáo hoàn chỉnh, bạn nên gửi vào thời gian hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất.

Theo nhiều nghiên cứu cho thấy, thời gian gửi Thông cáo báo chí hiệu quả nhất đo là vào thứ hai 8 – 9h sáng hoặc thứ ba 9 -10h sáng.

VII. Định dạng của một thông cáo báo chí mẫu

Với bất kỳ một thông cáo báo chí nào cũng cần phải tuân thủ một khuôn mẫu nhất định. Điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin nhanh chóng.

1. Bước 1: Mục đích của thông cáo

Trước tiên, bạn cần xác định rõ việc viết thông cáo báo chí là gì? Dưới đây là một số mục đích quan trọng khi viết thông cáo báo chí là:

• Sự kiện này có tầm ảnh hưởng như thế nào đến khu vực xung quanh?
• Những thông tin mà bạn cung cấp có gây mâu thuẫn với ai hay tổ chức nào không?
• Quá trình thực hiện sự kiện đó được diễn ra như thế nào?
• Sự kiện có có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không, có khiến họ tò mò, quan tâm không?

2. Bước 2: Đặt tiêu đề cho thông cáo báo chí

Tiêu đề đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một bản thông cáo báo chí. Một tiêu đề hay, hấp dẫn sẽ là yếu tố quyết định để thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng. Đó là lý do tại sao tiêu đề bạn chọn phải có sự kích thích tò mò. Chỉ có như vậy, người đọc mới sẽ quyết định liệu họ muốn tiếp tục đọc thông tin bạn cung cấp hay không.

3. Bước 3: Tóm tắt nội dung trong một đoạn ngắn

Tóm tắt nội dung trong một bài thông cáo báo chí giúp người đọc hiểu rõ thông tin có trong bản tin. Qua đoạn tóm tắt này, họ có thể biết vấn đề được đề cập và quyết định liệu họ có muốn đọc tiếp hay không. Thông thường, phần tóm tắt sẽ xuất hiện ngay sau tiêu đề và được tóm gọn thành 3 ý chính.

Trong đoạn đầu tiên, bạn cần liệt kê những thông tin quan trọng về sự kiện, bao gồm mục đích của thông cáo báo chí, chủ đề và lợi ích mà người đọc có thể nhận được.

4. Bước 4: Viết nội dung còn lại

Đây là những thông tin quan trọng hoặc liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà người đọc cần biết. Bạn cần lưu ý rằng, đoạn văn này chỉ nên nêu ngắn gọn và súc tích, đặc biệt dễ hiểu vì một bản thông cáo báo chí không được dài quá một trang.

5. Bước 5: Đính kèm trích dẫn liên quan

Các trích dẫn không quá phức tạp và cần đáp ứng 3 vấn đề sau đây:

• Trích dẫn này có lợi ích gì và có mang đến câu chuyện mà bạn đang muốn truyền tải không?
• Không sử dụng những từ ngữ gây hiểu lầm hoặc khó hiểu cho người đọc.
• Ai là người nói những trích dẫn? Tại sao họ lại nói như vậy?

6. Bước 6: Thông tin liên hệ

Việc đưa những thông tin liên hệ vào thông cáo báo chí là điều rất quan trọng. Bởi vì khi đọc xong họ cần biết phải liên hệ với ai nếu biết thêm thông tin. Do đó, bạn cần đính kèm thông tin của phòng PR hoặc Marketing vào góc trái phía dưới TCBC. Theo đó, thông tin liên hệ sẽ đầy đủ: tên, số điện thoại, Email.

VIII. Ví dụ về thông cáo báo chí của thương hiệu lớn

Thông cáo báo chí được xem là công cụ PR vô cùng hiệu quả cho doanh nghiệp, thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng. Dưới đây là một số ví dụ điển hình của các công ty lớn về thông cáo báo chí là gì nhé!

1. Thương hiệu Vinamilk

Khi trên mạng xã hội xuất hiện nhiều thông tin không chính xác, thất thiệt về hoạt động nhập nguyên liệu của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk). Công ty này đã nhanh chóng đưa ra thông cáo báo chí chính thức để tránh gây hiểu nhầm cho người tiêu dùng về chất lượng các sản phẩm sữa.

Bản thông cáo báo chí được thể hiện rõ theo hình ảnh dưới đây.

2. Thương hiệu PepsiCo

Suntory PepsiCo đưa ra bản thông cáo báo chí về việc lần đầu tiên ra mắt sản phẩm Pepsi với bao bì được sản xuất 100% từ nhựa tái sinh tại thị trường Việt Nam. Và nêu rõ đây chính là sáng kiến đột phá nằm trong chuỗi các hoạt động đổi mới sáng tạo của nhãn hàng Pepsi và Suntory PepsiCo luôn hoạt động với mục tiêu phát triển bền vững.

Thông tin mà GOBRANDING trên đây cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về một bản thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng mà nó mang lại. Một bản thông cáo báo chí hay và ấn tượng sẽ giúp bạn đạt hiệu quả truyền thông, đồng thời là cơ hội xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Vì vậy bạn cần biết cách viết một bài thông cáo báo chí chuẩn để mang lại hiệu quả PR nhé!