Truyền thông nội bộ là gì? Quy trình truyền thông thành công

Hiện nay, truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là việc truyền đạt thông tin trong công ty, mà còn là một công cụ quan trọng giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự đoàn kết giữa các thành viên. 

Vậy truyền thông nội bộ là gì? Một doanh nghiệp cần có quy trình truyền thông như thế nào? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây của GOBRANDING để biết thêm chi tiết ngay nhé!

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin, tin tức giữa các thành viên trong cùng một tổ chức, công ty, hoặc tổ chức. Các thông tin được truyền đạt có thể bằng các phương tiện truyền thông như email, tin nhắn, cuộc họp hằng tuần/tháng/quý, quan các group trên internet, thông báo thông tin, hội nghị trực tuyến hoặc các hoạt động khác. 

Mục đích của truyền thông nội bộ là nâng cao sự hiểu biết, tương tác và đồng thuận giữa các thành viên trong tổ chức. Đồng thời, giúp cải thiện quá trình làm việc và hiệu suất hoạt động của tổ chức. Quá trình này đảm bảo rằng thông tin liên quan đến chiến lược kinh doanh, mục tiêu, chính sách, sự kiện và thay đổi trong tổ chức được truyền tải một cách hiệu quả và nhất quán đến các thành viên nội bộ.

2.Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Sau khi hiểu hơn về khái niệm truyền thông nội bộ là gì? Sau đây là một số lý do khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm hơn khi truyền đạt các thông tin nội bộ.

2.1 Làm rõ tầm nhìn, giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên

Truyền thông nội bộ giúp làm rõ tầm nhìn, giá trị và văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên. Bằng cách truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và liên tục, nhân viên có thể hiểu rõ mục tiêu và hướng đi của tổ chức. Điều này giúp tạo sự gắn kết với mục tiêu chung và tạo động lực cho nhân viên để đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

2.2 Mọi thông tin được minh bạch và đa chiều

Các thông tin khi được truyền thông trong nội bộ đúng cách sẽ đảm bảo rằng mọi thông tin được truyền tải một cách minh bạch và đa chiều. Nhân viên có quyền biết về các tin tức, sự kiện, chính sách và quyết định quan trọng trong tổ chức. Điều này tạo ra một môi trường làm việc công bằng, tránh sự đồn đoán và lờ mờ thông tin. Không những vậy, việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cũng giúp xây dựng niềm tin và sự tín nhiệm giữa nhân viên và lãnh đạo.

2.3 Nâng cao sự đoàn kết

Khi nhân viên được cung cấp thông tin đầy đủ và có thể giao tiếp một cách mở và chân thành, họ cảm thấy quan trọng và được coi trọng. Từ đó, tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ, nơi mọi người có thể làm việc cùng nhau và hỗ trợ lẫn nhau. Sự đoàn kết làm tăng hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

2.4. Thu hút và giữ chân nhân tài

Một môi trường làm việc có truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ cung cấp thông tin rõ ràng, tạo điều kiện cho nhân viên hiểu rõ về văn hóa và giá trị của tổ chức. Điều này hỗ trợ quá trình tuyển dụng và giữ chân nhân tài, vì những ứng viên và nhân viên tiềm năng sẽ cảm thấy thu hút bởi một tổ chức có một hệ thống truyền thông nội bộ mạnh mẽ.

3.Quy trình truyền thông nội bộ thành công 

Để doanh nghiệp có một quy trình truyền thông nội bộ thành công, các phòng ban cần đưa ra một quy trình để có thể xác định đối tượng, cách thức truyền đạt các thông tin đến đúng đối tượng nhân sự. Một quy trình truyền thông bao gồm các bước sau: 

3.1. Khảo sát, đánh giá thực trạng của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình truyền thông nội bộ là khảo sát và đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Mục tiêu của bước này là hiểu rõ về môi trường làm việc, cơ cấu tổ chức, văn hóa doanh nghiệp và tình hình truyền thông nội bộ hiện tại. Đây là cơ sở để xác định các vấn đề và nhu cầu cần giải quyết trong quá trình truyền thông nội bộ.

3.2. Xác định đối tượng truyền thông

Sau khi đã có đánh giá về thực trạng, bước tiếp theo là xác định đối tượng truyền thông. Điều này đòi hỏi hiểu rõ những thông tin cần được chuyển đạt và những người mà thông tin này đáp ứng. Cần xác định ai là những người cần biết thông tin, những người có mối liên hệ mật thiết với nhân sự và những người có khả năng kết nối toàn bộ nhân viên.

Trong giai đoạn này, người thực hiện truyền thông nội bộ có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Phân loại nhân viên theo từng đối tượng, ví dụ: nhân viên cấp quản lý, nhân viên cấp nhân viên, nhân viên mới, nhân viên trong một phòng ban cụ thể,…
• Điều tra và nghiên cứu về nhu cầu truyền thông của từng đối tượng.
• Xác định các kênh truyền thông phù hợp để tiếp cận và tương tác với từng đối tượng.
• Qua bước này, người thực hiện truyền thông nội bộ sẽ có một danh sách rõ ràng về đối tượng mục tiêu và các yêu cầu cụ thể của từng đối tượng.

3.3 Thiết lập mục tiêu và xây dựng thông điệp

Việc xác định mục tiêu và xây dựng thông điệp là cốt lõi của quy trình truyền thông nội bộ. Mục tiêu cần được đặt ra một cách rõ ràng, đặc biệt là về nhân sự của doanh nghiệp. Cần định rõ những gì nhân viên cần hiểu và hành động như thế nào. Thông điệp truyền tải phải phù hợp với mục tiêu và đáp ứng nhu cầu thông tin của nhân viên.

3.4 Xác định chiến lược phù hợp

Sau khi đã thiết lập mục tiêu và xây dựng thông điệp, bước tiếp theo là xác định chiến lược phù hợp. Chiến lược truyền thông nội bộ là kế hoạch tổng thể để truyền tải thông điệp và tương tác với đối tượng truyền thông một cách hiệu quả. 

Đồng thời, Bước này đảm bảo rằng truyền thông nội bộ được thực hiện theo một kế hoạch có cấu trúc và đạt hiệu quả cao. Với cụ thể cách thức thực hiện bao gồm: 

• Xác định các kênh truyền thông phù hợp, ví dụ: email, tin tức nội bộ, internet, cuộc họp, buổi gặp gỡ,…
• Xác định thời điểm và tần suất truyền thông.
• Lựa chọn phương pháp và công cụ truyền thông phù hợp, ví dụ: bài viết, video, thảo luận nhóm, trò chơi,…
• Định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong quá trình truyền thông nội bộ.

3.5 Triển khai kế hoạch

Bước tiếp theo là triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Trong giai đoạn này, hoạt động truyền thông được thực hiện theo các hoạt động và lịch trình đã xác định trong bước trước đó. Nên triển khai theo một kế hoạch đã lên bao gồm các bước: 

• Chuẩn bị tài liệu và nội dung truyền thông, ví dụ: viết bài viết, tạo video, chuẩn bị tài liệu cuộc họp, v.v.
• Xây dựng lịch trình và thực hiện các hoạt động truyền thông theo kế hoạch đã định.
• Sử dụng các kênh truyền thông đã chọn để truyền tải thông điệp và tương tác với đối tượng truyền thông.
• Đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ.

3.6 Đo lường, đánh giá kết quả

Để đánh giá hiệu quả của hoạt động truyền thông và cung cấp thông tin để cải thiện và điều chỉnh quy trình truyền thông nội bộ trong tương lai. Tiến hành đo lường và đánh giá theo các mục như: 

• Đo lường mức độ tham gia của nhân viên, sự hiểu biết và ý kiến đối với truyền thông nội bộ.
• Đánh giá đạt được mục tiêu truyền thông nội bộ và độ hiệu quả của các hoạt động truyền thông.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan để đánh giá sự hài lòng và cải thiện trong tương lai.

4. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong doanh nghiệp?

Truyền thông nội bộ là một trách nhiệm chung của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm phòng nhân sự và phòng quan hệ công chúng (PR). Hai bộ phận phòng đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc truyền thông nội bộ được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán trong tổ chức.

Phòng nhân sự thường chịu trách nhiệm quản lý thông tin nhân viên và quản lý quy trình truyền thông nội bộ. Họ có nhiệm vụ cung cấp thông tin liên quan đến chính sách nhân sự, quyền lợi, các sự kiện và hoạt động của công ty đến nhân viên. Từ đó, đảm bảo rằng thông tin được truyền tải một cách chính xác và kịp thời.

Phòng quan hệ công chúng (PR) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền thông nội bộ. Họ có nhiệm vụ phát triển chiến lược truyền thông nội bộ, đảm bảo rằng thông điệp của tổ chức được truyền tải một cách hiệu quả và phù hợp với mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, sự hợp tác và cộng tác giữa các bộ phận như nhân sự, PR, quản lý và các bộ phận khác cũng là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả. Mỗi bộ phận đóng vai trò riêng trong việc cung cấp thông tin và đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và nhất quán đến tất cả nhân viên trong tổ chức.

5. Kỹ năng cần có của người làm truyền thông nội bộ

5.1 Tạo mối quan hệ tốt với nhân viên

Người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc lắng nghe và hiểu những mối quan tâm, nhu cầu của nhân viên, tạo ra môi trường giao tiếp cởi mở và tin tưởng. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả, khả năng thấu hiểu và đáp ứng các yêu cầu của nhân viên là quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt.

5.2 Khả năng lập kế hoạch và chiến lược

Người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng lập kế hoạch và chiến lược để đạt được mục tiêu truyền thông. Họ phải biết xác định các bước cụ thể, thiết lập tiến độ và ưu tiên công việc. Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian sẽ giúp họ tổ chức và triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ một cách hiệu quả.

5.3 Kỹ năng sáng tạo

Kỹ năng sáng tạo là một yếu tố quan trọng trong truyền thông nội bộ. Người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng tư duy sáng tạo để tạo ra các ý tưởng mới, phát triển các phương pháp truyền thông độc đáo và thu hút sự chú ý của nhân viên. Họ cần tìm ra cách giao tiếp một cách sáng tạo để thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và nổi bật trong môi trường nội bộ.

6. Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

• Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp: Một hiểu lầm phổ biến là coi truyền thông nội bộ chỉ là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Thế nhưng, truyền thông nội bộ thực tế là một công cụ và quy trình riêng biệt để truyền tải thông điệp và tương tác với nhân viên trong doanh nghiệp.
• Truyền thông nội bộ và PR in-house là một: Truyền thông nội bộ tập trung vào truyền tải thông điệp và tương tác với nhân viên trong doanh nghiệp, trong khi PR in-house tập trung vào xây dựng hình ảnh và quan hệ công chúng của doanh nghiệp với công chúng bên ngoài.
• Truyền thông nội bộ với hoạt động quản lý nhân sự như nhau: Mặc dù truyền thông nội bộ có liên quan đến nhân sự, nhưng nó tập trung vào việc truyền tải thông điệp và tạo sự tương tác trong tổ chức, trong khi quản lý nhân sự tập trung vào các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, v.v.
• Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện, văn nghệ nội bộ: Truyền thông nội bộ thực tế bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như viết bài viết, gửi email, sử dụng intranet, tổ chức cuộc họp, xây dựng nội dung truyền thông, v.v.

Những hiểu lầm này có thể gây ra sự nhầm lẫn và không hiểu đúng về truyền thông nội bộ, do đó quan trọng để hiểu rõ khái niệm và quy trình của nó để thực hiện một cách hiệu quả trong doanh nghiệp.

Như vậy, GOBRANDING đã cùng bạn trả lời về “Truyền thông nội bộ là gì?” và giúp bạn đưa ra một quy trình truyền thông thành công để doanh nghiệp bạn có thể học hỏi. Nếu còn những thắc mắc về các kiến thức Marketing khác thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được các chuyên gia giải đáp ngay nhé!