BPO là gì? Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ thuê ngoài BPO?

Khái niệm BPO bắt đầu được sử dụng tại Việt Nam từ năm 2005 nhưng từ sau năm 2007 dịch vụ này mới dần được trở nên phổ biến. Vì thế hiện nay vẫn còn rất nhiều người chưa thực sự hiểu BPO là gì và thậm chí nhầm lẫn BPO với dịch vụ nhân sự thuê ngoài. Hãy tìm hiểu bài viết hôm nay của GOBRANDING để được giải đáp toàn bộ thắc mắc!

1. BPO là gì – Business Process Outsourcing là gì?

Dịch vụ BPO là gì? BPO là viết tắt của Business Process Outsourcing dịch theo nghĩa tiếng Việt là thuê ngoài quy trình kinh doanh. Khái niệm này để chỉ việc doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ liên quan của các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự tổ chức dịch vụ in-house nhằm giảm chi phí và có nhiều nguồn lực để tập trung phát triển những mặt mạnh của doanh nghiệp.

Vậy dịch vụ thuê ngoài BPO là làm gì? Các công ty BPO lúc này sẽ đóng vai trò như một bộ phận của tổ chức khách hàng cung cấp những giải pháp đa chiều trong quy trình kinh doanh từ: gia công phần mềm, kế toán, các dịch vụ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, xử lý dữ liệu,…

Trong lĩnh vực Marketing, dịch vụ Digital Marketing BPO cũng đang là một xu hướng được phát triển ở nhiều quốc gia trên thế giới. GOBRANDING là thương hiệu đầu tiên tại Việt Nam cung cấp giải pháp này đến cho các doanh nghiệp. 

Vậy Digital Marketing BPO là gì?

Digital Marketing BPO là hình thức ứng dụng mô hình dịch vụ BPO vào hoạt động Marketing giúp triển khai các hoạt động mà các doanh nghiệp thuê ngoài quy trình Marketing không có đủ chuyên môn, nhân lực hay hệ thống hỗ trợ để thực hiện. 

Các giai đoạn thực thi theo quy trình Marketing của Digital Marketing BPO bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh.
• Xây dựng chiến lược marketing (STP).
• Lập kế hoạch.
• Thực thi các hoạt động Marketing Mix. 
• Theo dõi, kiểm soát và báo cáo.

2. Đừng nhầm lẫn giữa BPO và thuê ngoài nhân sự (Online Marketing Lab)

Digital Marketing BPO: là hình thức cung cấp công việc thuê ngoài Marketing. Sản phẩm cuối cùng mà doanh nghiệp sử dụng dịch vụ nhận được là kết quả công việc và chi phí bỏ ra cũng tương ứng với công việc mà họ thuê ngoài.

Ví dụ: Doanh nghiệp cần thuê đơn vị Digital Marketing BPO để viết cho họ 1 bài content chuẩn SEO trên website. 

>> Tìm hiểu thêm về dịch vụ SEO từ khóa tại GOBRANDING giúp website tăng thứ hạng trên công cụ tìm kiếm

Dịch vụ thuê ngoài nhân sự (Online Marketing Lab): là hình thức cung cấp nhân sự có chuyên môn theo các cấp độ từ Junior, Senior, Expert để đảm nhận những công việc về Online Marketing của doanh nghiệp. Trong đó, nhân viên được thuê ngoài sẽ ký thỏa thuận và làm việc với bên sử dụng dịch vụ thuê ngoài. 

Ví dụ: Doanh nghiệp cần thuê 1 nhân sự content marketing trong thời gian 1 tháng với mức giá tương xứng để làm việc cho họ. Nhân sự này sẽ được làm việc trực tiếp với bên thuê để trao đổi về các đầu mục công việc cần làm.

>> Tìm hiểu thêm 5 lợi ích của nhân sự thuê ngoài cho doanh nghiệp 

3. Các loại hình phổ biến của BPO 

Các loại hình phổ biến của BPO là gì? Trong bài viết này, GOBRANDING sẽ giới thiệu 3 loại hình phổ biến nhất của BPO đó là: BPO Front Office, BPO Back Office, Nhập liệu BPO. 

3.1. BPO Front Office

Dịch vụ BPO Front Office sẽ tập trung vào các chức năng tương tác trực tiếp với khách hàng. 

Ví dụ: Nhân viên BPO Front Office thuộc bộ phận quản lý bán hàng hoặc xử lý CRM sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty đồng thời xử lý phản hồi của khách hàng. Những nhiệm vụ này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, có kiến thức về sản phẩm/dịch vụ và thấu hiểu nhu cầu của người tiêu dùng.

Các dịch vụ của BPO Front Office đảm nhiệm gồm:

• Chăm sóc khách hàng
• Bán hàng và Marketing
• Quan hệ công chúng (PR)
• Giải quyết các mối quan tâm của khách hàng
• Quản lý đơn hàng
• Các dịch vụ được hỗ trợ về Công nghệ thông tin như hỗ trợ kỹ thuật, bộ phận trợ giúp/hỗ trợ dịch vụ
• …

Hiện nay, BPO Front Office còn mở rộng cung cấp các dịch vụ khác như: nghiên cứu thị trường, trợ lý ảo, hỗ trợ khách hàng trên mạng xã hội và duy trì mối quan hệ với khách hàng, quản lý phương tiện truyền thông xã hội,…

3.2. BPO Back Office

BPO Back Office đề cập đến việc các doanh nghiệp ký hợp đồng với các công ty BPO cho các dịch vụ không liên quan trực tiếp với khách hàng của họ. Mặc dù không có sự tương tác giữa nhân viên BPO Back Office và khách hàng, nhưng họ cũng tham gia vào các quy trình tại văn phòng giúp công việc được vận hành trơn tru, đảm bảo hiệu suất.

Những công việc mà nhân viên BPO Back Office đảm nhận liên quan đến việc hỗ trợ các bộ phận kinh doanh nội bộ như:

• Phân tích, kiểm toán và báo cáo tài chính
• Dịch vụ quản lý dữ liệu
• Kiểm tra và phát triển phần mềm/website
• Lập hóa đơn và Quản lý hồ sơ
• Quản lý tài sản, dự kiến ​​và lập ngân sách
• Chức năng nhân sự 
• Công nghệ thông tin
• Truyền thông nội bộ
• Đánh giá rủi ro
• Quản lý ROI và CRM
• …

3.3. Nhập liệu BPO

Nhập liệu BPO là gì? Nhập liệu BPO là dịch vụ giúp mã hóa thông tin từ các định dạng như tài liệu viết tay, bảng tính, mã dãy số,… vào máy tính hoặc bất kỳ thiết bị điện tử khác bằng phần mềm CRM. Công việc này hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.

Công việc nhập liệu BPO đòi hỏi tính chính xác cao vì thế để làm tốt thì người nhập liệu BPO cần sở hữu nhiều kỹ năng chuyên môn và phải kết hợp giữa nhiều kĩ năng khác nhau như: sức khỏe tốt, tay chân nhanh nhẹn, tập trung cao độ,…

4. Vì sao doanh nghiệp nên chọn dịch vụ thuê ngoài BPO? 

Dịch vụ thuê ngoài BPO mang lại những lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp trong việc cung cấp nhân lực với chuyên môn cao để giúp họ thực hiện các chức năng trong kinh doanh.

Trong bài viết này, GOBRANDING sẽ chia sẻ về 5 lý do tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ thuê ngoài BPO.

4.1. Tiết kiệm chi phí

Khi một công ty quyết định thuê ngoài dịch vụ BPO cho một số quy trình kinh doanh của mình thì sẽ giúp họ tiết kiệm những khoản chi phí khi thiết lập một phòng marketing in-house hoàn chỉnh gồm:

• Chi phí đào tạo nhân sự: nhân viên BPO đều là những người có kiến thức và chuyên môn cao.
• Chi phí rủi ro xảy ra do nhân sự nghỉ ốm hoặc nghỉ đột xuất trong quá trình làm việc.
• Chi phí cơ hội khi bỏ lỡ, không thể nắm bắt cơ hội vì thiếu nguồn lực, kiến thức để cạnh tranh hay việc khai phá thị trường không nhanh bằng đối thủ.
• Chi phí tổ chức văn phòng làm việc do nhân viên BPO sẽ làm việc tại văn phòng của công ty cung cấp dịch vụ.

Tiết kiệm được những khoản chi phí này sẽ đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp với nguồn lực hạn chế. 

4.2. Nâng cao hiệu suất công việc

Các nhân viên BPO đều được trang bị các kỹ năng chuyên biệt để thực hiện các chức năng kinh doanh nhất định. Vì vậy, việc doanh nghiệp thuê dịch vụ BPO sẽ đảm bảo được chất lượng cho các công việc trong quy trình kinh doanh của mình. Ngoài ra, các BPO cũng được trang bị những thiết bị công nghệ hiện đại và cơ sở hạ tầng tốt hơn. Tất cả những yếu tố này góp phần giúp cho năng suất tốt làm việc cũng tốt hơn và công việc đạt được hiệu quả cao hơn.

Thêm vào đó, hầu hết các BPO đều hoạt động theo mô hình làm việc 24/7 vì thế các doanh nghiệp thuê dịch vụ BPO có thể truy cập và làm việc với họ ngoài giờ hành chính. Các nhân viên BPO ở một số lĩnh vực như chăm sóc khách hàng còn có thể hệ trực tiếp với khách hàng và nhận những phản hồi trực tiếp về sản phẩm, dịch vụ để giúp doanh nghiệp cải thiện các dịch vụ/sản phẩm mà họ cung cấp.

Tại GOBRANDING, doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ Digital Marketing BPO còn có thể yêu cầu thay đổi nhân sự thực hiện nếu không hài lòng với cơ chế đánh giá chất lượng trên mỗi yêu cầu. Đồng thời tại đây sẽ luôn có đội ngũ sẵn sàng hỗ trợ phía sau, tạo điều kiện cho nhân sự đảm nhiệm công việc đạt kết quả tốt nhất có thể.

4.3. Sự linh hoạt

Theo một Khảo sát của Deloitte năm 2020 về BPO toàn cầu thì có 40% các công ty sử dụng dịch vụ thuê ngoài BPO để đem lại sự linh hoạt hơn trong quy trình làm việc của họ. 

Dịch vụ thuê ngoài BPO giúp các doanh nghiệp có thể thay đổi một cách linh hoạt các cách thức để hoàn thành quy trình kinh doanh. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể phản ứng tốt hơn với mọi sự thay đổi của thị trường, tăng khả năng cạnh tranh.

Thêm vào đó, khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài BPO doanh nghiệp còn có thể linh hoạt trong việc gia hạn các gói dịch vụ và có thể sử dụng bất cứ khi nào cần.

4.4. Tập trung vào vấn đề kinh doanh cốt lõi

Sử dụng dịch vụ thuê ngoài BPO doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về nhân sự và đào tạo trong quá trình làm việc. Do đó sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thời gian, nguồn lực để tập trung vào các lĩnh vực hoạt động cốt lõi của họ. Điều này giúp cho công việc được hoàn thành một cách năng suất hơn, những quyết định kinh doanh cũng đúng đắn và sáng suốt hơn.

4.5. Tiếp cận nhanh với các đổi mới trong quy trình

Việc đầu tư vào công nghệ và các phần mềm mới gây tốn kém rất nhiều chi phí của doanh nghiệp, thậm chí còn tiềm ẩn rủi ro đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách hạn hẹp. Trong khi đó, các nhà cung cấp dịch vụ BPO đều được trang bị các công nghệ, thiết bị và cơ sở hạ tầng mới nhất trong các lĩnh vực kinh doanh chuyên biệt của họ. Với công nghệ tiên tiến và phần mềm tự động hóa, BPO có thể cung cấp công việc chất lượng cao trong thời gian ngắn hơn. 

Thêm vào đó, các nhà cung cấp BPO cũng có lợi thế hơn trong việc cập nhật nhanh chóng những tiến bộ và đổi mới đang diễn ra trong lĩnh vực của họ. Từ đó giúp cải thiện tốc độ, chi phí và chất lượng công việc, mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. 

Tại GOBRANDING, với nguồn lực chuyên gia Nhật – Việt luôn liên tục cập nhật và cải tiến quy trình Digital Marketing, cũng như ứng dụng các công cụ quốc tế vào quy trình triển khai sẽ mang đến cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hiệu quả công việc tối ưu nhất.

>> Tìm hiểu thêm dịch vụ BPO giúp giải quyết nhanh gọn 5 trở ngại lớn về nhân sự của các doanh nghiệp

5. Các vấn đề cần lưu ý về BPO 

Doanh nghiệp trước khi sử dụng dịch vụ BPO cần tìm hiểu thật kỹ về bản chất và cách thức hoạt động của nó. Để quá trình tiếp cận với BPO đạt được hiệu quả tốt thì các doanh nghiệp nên đánh giá và xem xét dựa trên 2 yếu tố dưới đây.

5.1. An ninh và quy định

Tính bảo mật là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê ngoài BPO cần ưu tiên xem xét trước tiên. Hiện nay, các quy định về bảo mật dữ liệu vẫn được các doanh nghiệp triển khai khá lỏng lẻo, do vậy doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ từ những nhà điều hành công nghệ thông tin, pháp lý, bảo mật trong các hoạt động giao dịch. 

Để mang đến sự yên tâm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ BPO thì các nhà cung cấp dịch vụ cần phải giải quyết triệt để các yêu cầu, hạn chế về tính bảo mật và quy định trên. Thêm vào đó, Giám đốc điều hành của các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ BPO cũng nên tham gia vào việc đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả của dịch vụ thuê ngoài BPO. 

5.2. Phạm vi công việc

Doanh nghiệp khi lựa chọn đối tác thứ 3 để tham gia vào hoạt động kinh doanh của mình thì cần xem xét một số vấn đề sau về phạm vi công việc:

• Mức độ công việc đó có thật sự cần thiết để thuê ngoài không?
• Những nhà lãnh đạo của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ BPO cũng nên xác định rõ mục tiêu chính của việc thuê ngoài là gì?
• Người quản lý cần xác định xem quy trình làm việc có bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi hay là không?

6. Cách lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài BPO hiệu quả

Dịch vụ thuê ngoài BPO mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Hiện nay, ngày càng có nhiều công ty cung cấp dịch vụ BPO đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng tuy nhiên điều này cũng khiến cho các doanh nghiệp băn khoăn không biết nên lựa chọn như thế nào để đảm bảo uy tín và hiệu quả. 

Dưới đây, GOBRANDING sẽ chia sẻ những tiêu chí mà các nhà quản trị có thể xem xét để đánh giá lựa chọn những công ty cung cấp dịch vụ BPO phù hợp:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ BPO tư vấn chuyên nghiệp, tương tác tức thì, không sai sót và chậm trễ.
• Giúp nhà quản trị có những góc nhìn mới, đa dạng và đa chiều để mở rộng thị trường, đặc biệt là phát triển thương hiệu số.
• BPO có sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh và ngành của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ.
• BPO có năng lực, trang thiết bị cần thiết để đáp ứng những nhu cầu mà doanh nghiệp cần.
• BPO có kiến thức chuyên môn và khả năng đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ quy định, cũng như yêu cầu về bảo mật dữ liệu.
• BPO cung cấp rõ ràng báo cáo các chỉ số để chứng minh tiến độ công việc.
• BPO có đội ngũ sẵn sàng hỗ trợ giải quyết khó khăn của doanh nghiệp, tương tác thức thì khi triển khai công việc, hạn chế trì hoãn ảnh hưởng hiệu suất.

>> Tham khảo dịch vụ Digital Marketing BPO từ GOBRANDING giúp mang lại hiệu quả kinh doanh vượt trội

7. Tương lai dịch vụ BPO

7.1. Theo xu hướng thế giới

BPO là một xu hướng toàn cầu hóa của các quốc gia trên thế giới từ Mỹ, Nhật Bản đến châu Âu và ngay cả các nước có nền kinh tế đang phát triển hay có thu nhập bình quân đầu người thấp hơn. 

Xu hướng này đã tạo ra làn sóng chuyển dịch mạnh mẽ trong việc hình thành ngành dịch vụ gia công quy trình kinh doanh không cốt lõi của các doanh nghiệp, tổ chức. Đặc biệt hiện nay tại các quốc gia trên thế giới, giải pháp Digital Marketing BPO đang là một trong những xu hướng phát triển mạnh mẽ nhất giúp gia tăng sức cạnh tranh cho phòng Marketing của các doanh nghiệp.

7.2. Tương lai của dịch vụ BPO tại Việt Nam

Việt Nam lần đầu tiếp xúc với khái niệm về BPO vào năm 2005 nhưng đến sau năm 2007 dịch vụ này đã dần được phổ biến và phát triển. Năm 2016, Cushman & Wakefield (C&W) – Tập đoàn chuyên tư vấn dịch vụ, định giá và đầu tư công bố Việt Nam đã vượt qua Trung Quốc, Philippines, Ấn Độ, vươn lên đứng đầu bảng xếp hạng các điểm đến cung cấp dịch vụ BPO tốt nhất thế giới. Điều này mang lại một sự chuyển biến tích cực tại quốc gia có lực lượng lao động trẻ và chuyên môn cao như tại Việt Nam.

Đặc biệt trong thời buổi kết nối và người tiêu dùng hoạt động phần lớn trên các nền tảng kỹ thuật số như hiện nay thì Digital Marketing BPO lại càng đóng một vai trò quan trọng. Thêm vào đó, hoạt động Digital Marketing của doanh nghiệp hiện tại đang đi theo lối mòn cũ, hiệu quả đang bị khựng lại chưa thể vượt ngưỡng. Do vậy, giải pháp Digital Marketing BPO sẽ giúp doanh nghiệp Audit lại và bổ sung thêm nhiều góc nhìn để mở rộng và nâng tầm hoạt động. 

Hình thức này giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế về kinh nghiệm để gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Nắm bắt xu hướng này, GOBRANDING là thương hiệu đầu tiên tại Việt Nam mang đến giải pháp thuê ngoài công việc Digital Marketing chuyên nghiệp theo thời lượng đặt sẵn. Chỉ cần nạp tiền vào tài khoản và doanh nghiệp đã có sẵn hơn 50 chức năng thực thi bất cứ khi nào cần.

8. Kết luận

Dịch vụ BPO đang ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì những lợi ích mà nó mang lại. Hy vọng, những chia sẻ của GOBRANDING qua bài viết trên đây sẽ giúp bạn nắm được BPO là gì, những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ này và xu hướng phát triển của giải pháp Digital Marketing BPO để áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Đăng ký tư vấn dịch vụ Digital Marketing BPO đột phá từ GOBRANDING để đem lại hiệu quả kinh doanh tối ưu!